6 Schritte, um die Produktivität virtueller Teams zu steigern

Die ersten 100 Tage, Führung

Was für virtuelle Teams wirklich wichtig ist und wie Du als Führungskraft eine höhere Produktivität bei Deinem Team erreichen kannst

Die Corona-Pandemie hat uns vor die Herausforderung gestellt, zwischen Ess-, Wohn- und Schlafzimmer, zwischen tobenden Kindern und lautstark telefonierenden Partnern eine produktive Arbeitsatmosphäre entstehen zu lassen.

Genannt wird das Home Office. Und zum Glück ist die Lage im Home Office mittlerweile schon viel besser als zu Beginn der Pandemie. Arbeitsplätze wurden geschaffen, technische Hürden gemeistert, die Kinder sind wieder in der Betreuung und nicht beide Partner sind jeden Tag vollständig zu Hause.

Was braucht es von Seiten der Führungskräfte und Unternehmen, damit virtuelle Teams wirklich produktiv sein können?

Schauen wir uns zunächst die Vor- und Nachteile virtueller Zusammenarbeit im Vergleich zum face-to-face Arbeitsalltag an.

Vor- und Nachteile virtueller Zusammenarbeit

1. In Video-Konferenzen hat die Mehrheitsmeinung weniger Gewicht

Auch wenn sich die Qualität von Videokonferenzen in den letzten Jahren stark verbessert hat, ist es doch immer noch so, dass sowohl körpersprachliche wie auch mimische Ausdrücke per Video weniger gut wahrgenommen werden können.

Es fehlt also ein wichtiger Teil der Kommunikation, der für uns Menschen essentiell ist, um das Gesagte unseres Gegenübers richtig zu interpretieren und in das gegebene soziale Gefüge einordnen zu können.

Interessant ist aber, dass durch die reduzierten nonverbalen/sozialen Signale TeilnehmerInnen eines virtuellen Meetings deutlich weniger dazu neigen, sich der Mehrheitsmeinung anzuschließen.

Das ist sicher dann von Vorteil, wenn es darum geht, das bestmögliche Ergebnis unter Einbeziehung möglichst vieler Perspektiven und Meinungen zu erarbeiten und eher nachteilig, wenn Konflikte beigelegt und Kompromisse gefunden werden müssen.

2. Weniger informeller Austausch ist meist nachteilig

Bei virtuellen Teams gibt es keine zufälligen Begegnungen, keinen sich zufällig ergebenden Austausch zwischen Tür und Angel. Im face-to-face Arbeitsalltag werden gerade hierbei häufig wichtige Informationen auf dem kleinen Dienstweg weitergegeben.

Es ist daher wichtig, virtuellen Teams möglichst unkomplizierte Möglichkeiten zum schnellen, auch informellen Informationsaustausch zu geben (etwa durch einen Chat) und auch informelle Meetings ohne Agenda auf den Terminplan zu setzen.

3. Weniger Vertrauen und schlechtere Teamkoordination

Außerdem haben Studien gezeigt, dass sich virtuelle Zusammenarbeit negativ auf das Vertrauen im Team und die Koordination innerhalb eines Teams auswirkt.

Die gute Nachricht: Je länger ein virtuelles Team zusammenarbeitet, desto mehr gelingt es, die genannten Nachteile zu überwinden, und umso effizienter wird die Zusammenarbeit.

Durch regelmäßige Kommunikation und auch informellen Austausch, kann dies gerade zu Beginn unterstützt werden.

4. Höhere Flexibilität, Produktivität und Work-Life-Balance sind klare Vorteile

Klare Vorteile virtueller Zusammenarbeit sind:

  • eine deutlich höhere Flexibilität der Arbeit (work anytime from anywhere)
  • eine häufige Produktivitätssteigerung im Home Office
  • eine häufig bessere Work-Life-Balance im Home Office

Was die Produktivität in virtuellen Teams häufig bremst

1. Die verwendeten Tools für die Zusammenarbeit

Im Rahmen einer Studie an meiner Alma Mater INSEAD wurde abgefragt, welche Tools vorwiegend für die virtuelle Zusammenarbeit genutzt werden. Dies sind vor allem (häufigste zuerst):

  1. Text-Chat und E-Mail
  2. Videokonferenzen
  3. Gemeinsam genutzte Dateien bzw. Co-autoring Tools
  4. Telefon (wobei Senior Manager das Telefon eher häufiger nutzen)

Es ist ein typisches Studienergebnis, dass bei virtueller Zusammenarbeit vor allem auf Kommunikationsmittel zurückgegriffen wird, die eine synchrone Zusammenarbeit ermöglichen (Chat, Videokonferenzen).

Asynchrone Tools (wie Co-authoring Tools) werden dagegen eher vernachlässigt.

Asynchrone Tools erleichtern jedoch die virtuelle Zusammenarbeit, weil sie die Flexibilität jedes Einzelnen erhöhen: Jeder kann dann zu der Zeit seinen Teil der Arbeit erledigen, wann es ihm gut möglich ist, die Interdependenz sinkt und das erleichtert auch die Koordination innerhalb des Teams.

Eine höhere Flexibilität ist vor allem in Zeiten eines Lockdowns hilfreich, wenn zu Hause die Kinderbetreuung unter zwei arbeitenden Erwachsenen und damit die Arbeitszeit während des Tags aufgeteilt werden muss.

Führungskräfte sollten dies bedenken und prüfen, inwieweit asynchrone Tools in ihrem Bereich zum Einsatz kommen können.

Vor allem wenn eine Zusammenarbeit remote nun eher die Regel als die Ausnahme wird, können mit solchen Tools Produktivitätssteigerungen erreicht werden.

2. Zu wenig Kommunikation

Es ist – egal welche Tools genutzt werden – bei remote Teams sehr wichtig, kontinuierlich den Kontakt zu allen Teammitgliedern zu halten,

  • sodass der fehlende soziale Kontakt ausgeglichen wird,
  • aber vor allem auch, um alle Teammitglieder engagiert und verantwortlich zu halten.

Jeder Einzelne steht vor individuellen Herausforderungen im Home Office.

Während der eine in einem Lockdown nicht weiß, wie er die Kinder parallel zu seiner Arbeit betreuen oder Kundengespräche ohne Störungen führen soll, fühlt sich der andere zu Hause isoliert und einsam.

Je besser es Führungskräften gelingt, auf die individuellen Themen einzugehen und individuelle Lösungen zu finden, umso schneller und effektiver wird ein Team zu einer produktiven, virtuellen Zusammenarbeit finden.

Wovon die Produktivität eines virtuellen Teams abhängt

Folgende Faktoren beeinflussen die Produktivität Deines virtuellen Teams:

  • Vorerfahrung: Wenn ein:e Mitarbeiter:in schon aus dem Home-Office bzw. virtuell gearbeitet hat, wird er/sie schneller produktiv (etwa weil er/sie die nötigen Rahmenbedingungen und Prozesse zu Hause schon etabliert hat und auch technisch alles einwandfrei läuft).
  • Work-Life-Balance: Diejenigen, die im Home-Office eine gesteigerte Work-Life-Balance für sich erleben (z.B. weil sie nicht mehr pendeln müssen oder flexibler arbeiten können), sind produktiver.
  • Soziale Interaktionen: Fehlender sozialer Kontakt wirkt sich negativ auf die Produktivität aus und sollte durch entsprechende kontinuierliche und auch informelle Kommunikation ausgeglichen werden.
  • Ablenkungen zu Hause: Je nach Rahmenbedingungen zu Hause müssen ggf. individuelle Lösungen gefunden werden (z.B. mit Blick auf die Arbeitszeiten), damit die zu Hause vorhandenen Ablenkungen sich nicht negativ auf die Produktivität auswirken.
  • Tools: Häufig werden Tools genutzt, die eine synchrone virtuelle Zusammenarbeit unterstützen (Chat, Videokonferenzen, Telefon); eine flexiblere und damit häufig auch produktivere Zusammenarbeit wird jedoch durch asynchrone Tools für die Zusammenarbeit, wie Co-authoring Tools oder Filesharing, besser unterstützt.
  • Kommunikation: Kontinuierlich in Kontakt zu bleiben und alle Teammitglieder engagiert und verantwortlich zu halten, ist essentiell für effektive virtuelle Zusammenarbeit. Führungskräfte sollten sich darin üben, sich auch schriftlich möglichst präzise und verbindlich auszudrücken.

6 Schritte, um die Produktivität eines virtuellen Teams zu steigern

Was heißt das nun alles für Dich als Führungskraft? Was kannst Du tun, damit Dein Team möglichst produktiv virtuell zusammenarbeiten kann?

Hier findest Du sechs Möglichkeiten:

1. Pass die Arbeitsprozesse an

Wenn es Dir gelingt, die Arbeitsprozesse so anzupassen, dass die einzelnen Teammitglieder unabhängiger voneinander arbeiten können bzw. mehr asynchrone Zusammenarbeit möglich wird, kannst Du deutlich die Flexibilität Deiner Teammitglieder erhöhen und so positiv auf die Produktivität wirken.

Das ist gerade während einer Ausgangssperre hilfreich, wenn Viele zu Hause Kinder betreuen müssen und/oder während des Tages nicht durchgängig ein ruhiges, konzentrationsförderndes Arbeitsumfeld haben.

Aber auch unabhängig davon, arbeiten virtuelle Teams häufig produktiver, wenn die Arbeitsprozesse unabhängiger voneinander gestaltet werden.

2. Fördere soziale Kontakte

Auch wenn es sich am Anfang komisch anfühlt, solltest Du dafür sorgen, dass Ihr Euch alle regelmäßig online ohne spezielle Agenda austauscht (z.B. online gemeinsam einen Kaffee trinken oder denjenigen mit dem besten Outfit oder Hintergrund zu einem Thema küren)!

Es geht um den sozialen Kontakt, darum, die fehlende soziale Interaktion auszugleichen und so auch die mentale Gesundheit der Teammitglieder zu fördern.

3. Sprich regelmäßig und noch häufiger mit Deinen Mitarbeitenden

Bleib an jedem Einzelnen kontinuierlich dran, halte den Kontakt.

Nur wenn Du weißt, wie es Deinen Mitarbeiter:innen (auch emotional) geht, und Du für entsprechende Lösungen sorgst, kann effektive Arbeit im Home-Office entstehen und Du erhöhst das persönliche Engagement Deiner Mitarbeiter:innen.

Auch ist es bei virtueller Zusammenarbeit noch wichtiger, dass alle im Team zu jeder Zeit genau wissen,

  • was zu tun ist,
  • worauf die Priorität liegt und
  • wer wofür verantwortlich ist.

Das erreichst Du nur durch sehr regelmäßigen Austausch.

4. Versuche individuelle Lösungen zu finden

Jede:r Deiner Mitarbeitenden wird zu Hause individuelle Herausforderungen zu lösen haben.

Versuche hier zu unterstützen und individuelle Lösungen zuzulassen.

5. Setze Grenzen und respektiere sie

Grenzen zu setzen ist bei länger andauerndem Home Office besonders wichtig.

Grenzen für Dich, aber auch für Dein Team.

Home Office darf nicht bedeuten, dass man 24 Stunden erreichbar sein muss. Es muss klare „Auszeiten“ geben und für Deine Mitarbeitenden muss klar sein, dass Du nicht von ihnen erwartest, dass sie während der Auszeiten Anrufe, E-Mails oder dergleichen beantworten.

6. Nutze die Chance und entwickle Deine Fähigkeiten weiter

Virtuelle und gerade auch asynchrone Zusammenarbeit erfordert sehr gute schriftliche Kommunikationsfähigkeiten!

Übe Dich darin, Dich auch schriftlich möglichst präzise und unmissverständlich auszudrücken.

Entwickle Deine Führungsfähigkeiten weiter: Virtuelle Teams und vor allem Krisensituationen erfordern es, dass Du andere Führungsqualitäten an den Tag legst (siehe hierzu meinen Blog-Post „Führen in einer Krisensituation… Was dein Team jetzt von Dir als Führungskraft braucht“).

Wo stehst Du mit Deinem virtuellen Team?

Wenn Du genau in diesen Punkten mit Deinem Team endlich weiterkommen, das volle Potenzial virtueller Zusammenarbeit entfalten und Dich zu der Führungspersönlichkeit entwickeln möchtest, die Du sein möchtest, dann melde Dich gerne bei mir.

In einem ersten (unentgeltlichen) Strategiegespräch können wir Deine Ausgangslage besprechen, erhältst Du erste Quick-Fix-Hilfen für Deine Situation und Du erhältst ein klares Bild, welche Schritte es braucht, um Dein volles Potenzial auszuschöpfen.

Bitte beantworte mir dazu ein paar kurze Fragen – ich melde mich dann mit Terminvorschlägen bei Dir.

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