Energiemanagement – oder: Warum ist am Ende des Tages eigentlich immer noch so viel Arbeit übrig?

Führung

Immer gibt es mehr zu tun als Zeit vorhanden ist. Geht es Dir nicht auch so?

Du bist den ganzen Tag voll ausgelastet, hetzt von Termin zu Termin, kommst nicht einmal dazu eine richtige Mittagspause zu machen und in Ruhe zu essen und am Abend ist die ToDo-Liste noch mindestens genauso lang wie am Morgen – wenn nicht länger.

Ich habe das die letzten Wochen wieder seeeehr stark gemerkt, vor allem weil sich in meinem Privatleben unglaublich viel verändert hat und los war: Wir haben eine Welpen bekommen, sind umgezogen (obwohl das Haus noch eine halbe Baustelle ist), ein Kind hatte gestern den Abschluss im Kindergarten (ab September geht es in die Schule) und das zweite Kind hatte ebenfalls diese Woche den Abschluss des Schuljahres gepaart mit seinem Geburtstag, mein Mann ist erst vor wenigen Wochen in einen neuen Job gestartet und steckt mitten in der stressigen Einarbeitungsphase – und ach ja, da war ja auch noch mein Business, meine Kunden. Mein Buchprojekt. Meine Yogapraxis. …..

Ich hätte 72-Stunden-Tage gebraucht, um das alles irgendwie auf die Reihe zu bekommen…

… und zwischendurch noch für spontan kranke oder verletzte Kinder da zu sein und die anderen Unvorhersehbarkeiten des Lebens abzufedern.

Unmöglich.

„Zeitmanagement“ ist dann nur noch ein Tropfen auf den heißen Stein.

Ja, es ist wichtig, (idealerweise schriftlich) die Woche und den Tag zu planen und den verschiedenen Aufgaben konkrete Zeitfenster zuzuweisen.

Ja, dabei muss mir klar sein, was überhaupt meine Priorität ist. Total wichtig. Und ich darf auch „Dringlichkeit“ nicht mit „Wichtigkeit“ verwechseln.

Ja, idealerweise sollte man Fokuszeiten haben, um Dinge konzentriert abarbeiten zu können (oder in Geburtstagskuchen vor lauter Chaos nicht Salz statt Zucker zu mischen).

Ja, am besten plane ich natürlich nicht den ganzen Tag voll, weil ja klar ist, dass das Leben einige Unwägbarkeiten bereit hält und es sowieso anders kommt als ich dachte.

Ja, ich muss wissen wie ich mich gut selbst organisiere und meine „Zeitdiebe“ kennen.

Ja, ich sollte mir klar machen, was ich nicht selbst machen muss, was ich delegieren kann und auch das effizient umsetzen.

Ja, man sollte auf der Klaviatur der Zeitmanagement-Tools sielen können. Das ist hilfreich.

Aber es reicht schlichtweg nicht.

Wenn einfach mehr Aufgaben da sind als durch ein gutes Zeitmanagement zu bewältigen sind, braucht es etwas anderes:

Es braucht ein gutes Energiemanagement.

Jim Loehr und Tony Schwartz verfassten 2003 „The Power of Full Engagement: Managing Energy, Not Time, Is the Key to High Performance and Personal Renewal“. Sie erklären darin des Konzepts des Energiemanagements und sagen:

„Every one of our thoughts, emotions, and behaviors has an energy consequence. The ultimate measure of our lives is not how much time we spend on the planet, but rather how much energy we invest in the time that we have.“

Der amerikanische Manager, Autor und Blogger Michael Hyatt spricht darüber hinaus vom „Zeit-Energie-Paradoxon“ und argumentiert: Während Zeit eine feste Konstante ist, ist Energie in unterschiedlicher Menge vorhanden.

Es gibt Tage, da sind wir voller Energie und können Bäume ausreißen, an anderen Tagen sind wir müde, platt und ausgelaugt. Jeder Tag hat ungeachtet dessen 24 Stunden und das sieben Tage die Woche.

Es bringt also gar nichts, die Tage pur nach Zeitmanagement-Prinzipien zu planen, wenn man dabei seine Energie nicht im Blick behält.

Unsere Energie können wir beeinflussen – die verfügbare Zeit aber nicht.

Was bedeutet das alles für unsere viel zu langen ToDo-Listen?

Mir geht es so: Wenn ich durch eine so stressige Phase laufe, wie ich sie oben beschrieben habe, und mir die Zeit schier durch die Finger rinnt – im Führungsalltag schien mir das fast täglich so zu sein -, dann kann ich mich anhand von Zeitmanagement-Tools top organisieren.

Ich weiß aber, dass ich das nur eine Weile durchhalten kann.

Denn viele der Aufgaben und Termine in meinem Kalender rauben mir Energie. Ich habe im Vorfeld schon keine Lust darauf, tue mich dann schwer, wenn ich mich dransetze (wenn ich sie nicht ohnehin unter fadenscheinigen Argumenten vor mir herschiebe) und bin hinterher erschöpft.

Auf LinkedIn Posts zu schreiben ist für mich eine solche energieraubende Aufgabe. Und früher als Führungskraft waren es Gespräche mit großkotzigen Managern ;). Danach geht erst einmal gar nichts mehr und selbst wenn dann noch eine „Deep Work“-Phase im Kalender steht, weiß ich eigentlich genau, dass ich in der Zeit nicht viel schaffen werde.

Trotzdem sitze ich mich hin, versuche mich zu konzentrieren, um dann 15 Minuten später gefrustet nach Süßigkeiten im Schrank zu suchen, weil ich nichts auf die Kette kriege.

Andere Aufgaben jedoch machen mir Freude. Ich setze mich dran, bin im Flow und selbst wenn ich drei Stunden konzentriert daran gearbeitet habe fühle ich mich energetisiert. So geht es mir, wenn ich 1:1 mit Menschen spreche, mich voll und ganz auf sie einschießen kann – das war als Führungskraft in Mitarbeitergesprächen so und ist heute im meinen Coaching-Gesprächen so für mich. I love it!

Danach bin ich voller Energie und Ideen und ein LinkedIn-Post scheint mir gar nicht mehr so schwierig zu schreiben und das missmutige Kind, das gerade von der Schule nach Hause kommt, kann ich viel besser „einfangen“….

Zeitmanagement ist also nur die halbe Miete. Ein effektives Energiemanagement ist der Schlüssel, um wirklich smart zu arbeiten.

Es ist der Schlüssel, um so zu werden wie die Menschen, bei denen man sich immer fragt, ob ihr Tag tatsächlich mehr Stunden hat als unserer. Bei denen wir uns fragen, wie sie das nur alles schaffen.

Das Geheimnis: Sie haushalten – intuitiv oder gezielt – anders mit ihrer Energie.

Sie schaffen es, morgens motiviert und energetisiert in den Tag zu starten und dieses hohe Energielevel über den Tag hinweg zu halten.

Ein nicht zu unterschätzender Nebeneffekt: Alle anderen um sie herum werden von ihrer Energie mitgerissen, profitieren davon.

Wie das geht? Die wichtigsten Prinzipien und Routinen, die Dir dabei helfen können, auch Dein Energiemanagement besser zu gestalten, findest Du im Folgenden.

4 essenzielle Prinzipien für Dein Energiemanagement

In ihrem Buch diskutieren Loehr und Schwartz vier wichtige Managementprinzipien zur Leistungssteigerung:

  1. Für volle Leistung müssen wir unsere physische, emotionale, mentale und spirituelle Energie nutzen.
  2. Da die Energiekapazität sowohl bei Überbeanspruchung als auch bei Unterbeanspruchung abnimmt, ist es wichtig eine Balance zwischen Energieverbrauch und Energietanken zu finden.
  3. Um mehr Kapazität aufzubauen, müssen wir – genau wie Spitzensportler – immer wieder einmal über unsere Grenzen hinausgehen.
  4. Spezifische Routinen zum Energiemanagement, sogenannte „positive energy rituals“, sind wichtig für Engagement und Leistung.

Diese vier Prinzipien gilt es beim Etablieren Deines Energiemanagements im Hinterkopf zu behalten. Konkret kannst Du wie folgt vorgehen.

In 6 Schritten zu Deinem Energiemanagement

Du willst statt Deiner Zeit lieber Deine Energie „managen“? So kannst Du damit starten:

1. Werde Dir Deines Energieniveaus bewusst.

Anders als Zeit ist Energie keine Konstante. Jeder hat 24 Stunden an einem einzigen Tag. Aber das Energieniveau ist von Person zu Person und von Tag zu Tag unterschiedlich.

Es gibt mehrere Faktoren, die beeinflussen, wie viel Energie Du hast. Welche das genau bei Dir sind, gilt es im ersten Schritt herauszufinden.

Das kannst Du zum Beispiel erreichen, indem Du in den nächsten vier Wochen Protokoll bzw. ein Tagebuch führst, in dem Du festhältst, was Die Energie schenkt und was Dich erschöpft.

Das kann etwa beinhalten:

  • Wie viel Du schläfst
  • Was Du isst und trinkst
  • Die Häufigkeit und Länge Deiner Pausen
  • Mit wem Du Deine Zeit verbringst
  • Deine körperliche Aktivität (oder das Fehlen derselben)
  • Arten von Aufgaben, die Du erledigst
  • Was oder wer bei Dir negative Emotionen und Stress auslöst

Das Führen eines Tagebuchs dient mehreren Zwecken, um Ihnen zu helfen, Ihre Energie zu verwalten. Erstens werden Sie sich bewusster, was Sie realistisch erreichen können, je nachdem, wie Ihr Tag aussieht.

Wenn Du also zum Beispiel feststellst, dass die Auseinandersetzung mit Projekt XY Dich extrem viel Kraft und Energie kostet, dann solltest Du an Tagen, an denen dieses Projekt viel Raum einnimmt, mehr Pausen einplanen und den Rest des Tages mit Aufgaben füllen, die Dir Freude machen und Energie schenken. Denn nur dann wirst Du es schaffen, das unliebsame Projekt wirklich effizient und effektiv voranzutreiben.

Auch kannst Du prüfen, welche Aspekte Deines Lebensstils für ein hohes Energielevel bei Dir sorgen: Wenn zum Beispiel Dein Sport eine Energiequelle für Dich ist, solltest Du ihn unbedingt regelmäßig in Deinen Tag einplanen.

Und wenn Du feststellst, dass lange und seltene Pausen für Dich nicht funktionieren, kannst Du stattdessen kürzere, regelmäßige Pausen einlegen.

Das Führen eines solchen Journals kann Dir auch dabei helfen, die Dinge für Dich herauszufiltern und in den Fokus zu rücken, die Dir wirklich wichtig sind. Denn insgesamt stellt sich die Fragen: Worauf legst Du wirklich Wert? Wofür möchtest Du Energie überhaupt aufwenden?

2. Setze Dir selbst Grenzen und sei konsequent!

Niemand kennt Dein Energielevel und Deine Energiegrenzen besser als Du.

Das heißt, es kann Dir niemand abnehmen, dass Du die Verantwortung übernimmst und die Veränderungen, die es braucht, in die Hand nimmst und in die Umsetzung bringst.

Wenn Du weiter zulässt, dass Dein Kalender von morgens bis abends mit Terminen dicht ist, ohne Pausen, ohne Zeit, Dinge abzuarbeiten, wird sich nichts ändern.

Gerade als Führungskraft kannst Du ein Leuchtturm für Dein Team sein, wenn Du regelmäßig Pausen einplanst oder es zum Beispiel zur Regel machst, dass Meetings 50 Minuten dauern, um zum nächsten eine kurze Pause zu lassen.

Ich weiß, dass es sich am Anfang unmöglich anfühlt. Schließlich ist der Kalender so voll, weil sich die Dinge einfach nicht aufschieben lassen.

Aber stimmt das WIRKLICH?

Was würde passieren, wenn der vermeintlich so dringliche Termin ein oder zwei Tage später stattfinden würde?

Sicher gibt es Termine, die sich absolut nicht schieben lassen. Aber wenn Du Deinen Kalender mal kritisch durchforstest, bin ich mir sicher, dass Du einige Meetings findest, die auch eine Woche später stattfinden können. Oder musst Du da vielleicht überhaupt gar nicht dabei sein? Lässt sich das Thema delegieren?

Gerade Regelmeetings sind oft richtige Zeit- und Energiefresser. Wenn Du wirklich mal kritisch prüfst: Welche der regelmäßig stattfindenden Meetings sind wirklich wichtig?

Aber Meetings sind natürlich nicht das einzige Thema.

2. Plane Ausgleichszeiten ein!

Wie kannst Du es schaffen, die Aktivität mehr in Deine Woche zu integrieren, die Dir wirklich Energie schenkt? Wann sorgst Du für Erholungspausen, für Ausgleich, für’s Energieauftanken?

Wir sind keine Maschinen. Maschinen können Tag und Nacht durcharbeiten, Menschen nicht. Viele glauben, sie könnten nonstop im selben Tempo arbeiten. Menschen, die Höchstleistungen vollbringen, arbeiten aber nicht durch. Sie nutzen den natürlichen Rhythmus zwischen Anspannung und Entspannung.

Beim Energiemanagement ist es wichtig, an Zeiten für Ausgleich und Erholung zu denken. Diese solltest Du bewusst planen – und nicht erst, wenn Du merkst, wie erschöpft Du bist.

Es kann helfen, sich auch einmal vor Augen zu führen, welche negativen Glaubenssätze etwa mit Pausen oder „Zeit für mich“ einhergehen: Was denkst Du spontan, welche Stimme wird in Dir wach, wenn Du darüber nachdenkst, jeden Tag eine fixe Mittagspause von einer Stunde in Deinen Kalender zu setzen? Eine Mittagspause nur für Dich, ohne Handy, ohne Laptop, ohne Business-Gespräch?

Es stimmt, dass die Erholung wertvolle Zeit in Anspruch nimmt, die ansonsten für die Arbeit an Aufgaben verwendet werden könnte, aber sie ist ein unschätzbarer Teil der Routine für leistungsstarke Menschen.

Was brauchst Du, um diese wirklich konsequent einzuplanen?

Vielen hilft es, ihre Ruhe- und Erholungszeit wie einen Arzttermin zu behandeln.

3. Plane Zeit für Deep Work ein.

Es kann Tage geben, an denen Du von morgens bis abends von Termin zu Termin hetzt. Klar, davor ist keine gefeit!

Wichtig ist aber: So dürfen nicht alle Tage aussehen. Wenn Du wirklich auf Dauer großartige Arbeit leisten möchtest, braucht es in Deinem Kalender Zeiten für Deep Work.

Deep Work ist eine ununterbrochene Phase, in der Du Dich voll und ganz auf wirkungsvolle Arbeit konzentrieren kannst. Eine Phase, in der Du Konzepte entwickeln, Strategien entwerfen und Themen fokussiert abarbeiten kannst.

Ein bewährtes Vorgehen ist, sich 20-30 Minuten Deep-Work-Zeit einzuplanen und dann 5 Minuten Pause zu machen. Danach kann eine weitere Deep-Work-Phase folgen. Wichtig dabei:

  • Alle Ablenkungen sowohl für die Deep Work Phase als auch die Pause ausschalten. Kein Handy, keine E-Mails, keine Telefonanrufe etc.
  • In der Pause wirklich Pause machen. Keine anderen Dinge erledigen. Wenn Du möchtest: Konzentriere Dich auf bewusstes Atmen oder gehe kurz an die frische Luft.

Intensive Arbeit erfordert viel Energie, aber Du kannst viel produktiver sein, wenn Du Dich voll und ganz auf das konzentrierst, was Du tust. Wenn Du Dich durch Telefonanrufen oder E-Mails ständig aus dem Konzept bringen lässt, brauchst Du für die selbe Arbeit doppelt bis dreimal so lange!

Hilfreich ist es auch, die Deep-Work-Phase dann einzuplanen, wenn Deine Energie im Tagesverlauf am höchsten ist. Wenn Du zum Beispiel morgens mehr mentale Energie hast, versuche, vor dem Mittagessen einen zweistündigen Block für intensive Arbeit einzuplanen.

Aber nicht vergessen: Nur so viel Deep Work, dass Du für den Rest des Tages noch Energie übrig hast! Längere Arbeitszeiten bedeuten nicht immer bessere Fokusarbeit.

4. Eigne Dir Routinen an.

Routinen sind langweilig? Nur wenn man es mit Routinen übertreibt und zu viele davon hat.

Essenziell ist es, die richtigen zu finden, die Dich in Deinem Energiemanagement unterstützen.

Denn wahr ist: Alles, was Du im Schlaf kannst, geht schnell von der Hand und raubt keine Energie in Form von langwierigen Entscheidungssituationen.

Steve Jobs griff beispielsweise jeden Tag zu Jeans und schwarzem T-Shirt, um sich keine Gedanken über seine Kleidung machen zu müssen und den „mental load“ zu reduzieren.

Eine andere Routine könnte sein, jeden Tag 15 Minuten vor Feierabend Deinen Schreibtisch aufzuräumen. Dabei verschaffst Du Dir bereits einen Überblick für den nächsten Tag, welche Aufgaben anstehen und legst Dir die benötigten Informationen zurecht.

Oder Du fährst täglich mit dem Rad zur Arbeit und bekommst so mehr körperlichen Ausgleich.

Wichtig: Du musst herausfinden, welche Routinen Dir wirklich helfen!

Nur weil irgendein Topmanager beispielsweise morgens um 5:00 Uhr aus dem Bett hüpft, Sport macht und 30 Minuten liest, muss das noch lange nicht für Dich passen.

5. Organisiere Dich effizient und plane anders.

Hyatt definiert jede Woche drei Ergebnisse, die er am Ender der Woche mindestens erreicht haben möchte („Weekly Big 3“).

Er empfiehlt, die Wochenplanung am Wochenende, am Freitagnachmittag oder notfalls auch am Montagmorgen durchzuführen. Am Anfang dürfte die Planung etwa 30 Minuten dauern – sobald Du Dich daran gewöhnt hast, reichen 10 bis 15 Minuten. Die Wochenplanung sollte diese sechs Dinge beinhalten:

  1. Die Erfolge der letzten Woche betrachten. Tut gut für’s Selbstvertrauen :).
  2. Die Organisation der letzten Woche reflektieren: Was könntest Du in Zukunft besser machen? Ziel: Aus Erfahrung lernen.
  3. Sämtliche (ToDo-)Listen und Notizen durchgehen und die Einträge eliminieren, terminieren, priorisieren und/oder vertagen.
  4. Sämtliche Ziele, Projekte, Meetings und Deadlines durchgehen und sich einen Überblick über den Status Quo verschaffen.
  5. Die „Weekly Big 3“ für die nächste Woche benennen.
  6. Und ganz wichtig: Die Ausgleichsphasen/-aktivitäten fix in den Kalender planen.

Für jeden Tag der Woche macht Hyatt morgens eine kurze Tagesplanung, bei der er die „Daily Big 3“ festlegt, die sich aus den „Weekly Big 3“ ableiten. So erreichst Du einen gezielten Fokus, eine klare Ausrichtung für den Tag und kannst zum Feierabend checken, wie Du vorangekommen bist und was es ggf. an Anpassungen in Deiner Tagesplanung braucht.

Das ist aber nur ein Beispiel, wie man sich gut organisieren kann. Auch hier gilt: Probiere aus und finde Dein Ding!

6. Delegiere mehr.

Ein wichtiger letzter Schritt: Delegiere, wann immer Du kannst.

Auch hier gilt es kritisch zu prüfen: Welche der Aufgaben auf Deiner ToDo-Liste musst Du wirklich, wirklich selbst erledigen? Und welche könnte vielleicht doch ein Teammitglied übernehmen?

Oft höre: „Ja, aber meine Mitarbeiter:innen sind ja genauso überlastet wie ich!“

Dann ist meine Rückfrage: „Was kannst Du tun, damit auch sie aus diesem Teufelskreis rauskommen? Wie kannst Du sie in ihrem Energiemanagement unterstützen?“

Hinderliche Glaubenssätze

Ich liebe das Thema „Energiemanagement“, weil es unglaublich viel Potenzial birgt, wirklich erfüllte und nicht überfüllte Arbeitstage zu erleben.

Aber die Umsetzung ist nicht einfach und oft ohne Sparringspartner kaum machbar. Denn wie bei allen Themen, bei denen wir uns irgendwie im Kreis drehen und den Ausgang nicht finden, stehen und auch hier oft hinderliche Glaubenssätze im Weg.

Häufig begegnen mir die Folgenden:

  1. Ich habe nicht genug Zeit. 
    Die Wahrheit ist aber: Wir haben immer genug Zeit für die Dinge, die uns wirklich wichtig sind. Die Frage ist: Was ist wirklich Deine Priorität? (Es kann nur eine geben….)
  2. Ich bin nicht diszipliniert genug. 
    Die Wahrheit ist: Für Aufgaben, die wir gerne tun, brauchen wir nicht besonders viel Disziplin. Die Frage ist: Welche Aufgaben kosten Dich Energie, verursachen Stress, und wie kannst Du dafür sorgen, dass Du weniger davon machst und mehr von den Dingen, die Dir Energie schenken?
  3. Ich habe nicht genug Kontrolle über meine Zeit. 
    Die Wahrheit ist: Jeder kann die Zeit, die er zur Verfügung hat, besser nutzen. Wo fehlt Dir wirklich Kontrolle? Wo gibst Du sie bereitwillig (aber vielleicht unbewusst) ab?`
  4. Ich wurde nicht als produktiver Mensch geboren. 
    In Wahrheit ist Produktivität eine Fähigkeit, die jeder Mensch erwerben kann. Du musst nur Deinen Weg und jene Tools finden, die Dir dabei helfen.
  5. Ich habe es probiert, aber es hat nicht funktioniert. 
    Die meisten Dinge funktionieren nicht auf Anhieb. Mit einem etwas anderen Ansatz könnten die Resultate deutlich besser sein – lass uns gerne herausfinden, wo der Hund begraben liegt!
  6. Die Umstände lassen es im Moment nicht zu, aber sie werden sich bald ändern. 
    Warte auf keinen Fall, bis die Umstände besser geworden sind. Leg jetzt los! Auch kleine Schritte und Veränderungen bringen einen Fortschritt.

Was brauchst Du, um Dein Energiemanagement JETZT voranzutreiben?

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